Polityka prywatności

Szanowni Państwo,

niniejsza Polityka prywatności pomoże Państwu podejmować przemyślane i świadome decyzje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Crowdio sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Żurawiej 71 w Białymstoku (15-540), prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.

Wprowadzenie

Niniejszy dokument zawiera Naszą Politykę Prywatności tj. zasady jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one ważne dla Crowdio Sp. z o.o. oraz wierzymy, że są one ważne również dla Państwa.

Polityka Prywatności realizuje cztery najważniejsze cele tj.:

wyjaśnienie, w jaki sposób organizacja przetwarza informacje, które Państwo jej dostarczają, aby jeszcze lepiej dopasowywać swoje produktu i usługi do Państwa oczekiwań;

zagwarantowanie, że wszelkie informacje o procesie przetwarzania Państwa danych, zostały przedstawione w sposób jasny i przejrzysty;

zapewnienie Państwa, że dane osobowe przetwarzane przez organizację są bezpieczne w stosunku do zagrożeń jakie pojawiają się w procesach ich przetwarzania,

zapewnienie transparentności w kontaktach z przedstawicielami organizacji, tak by realizacja Państwa prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.

Wszystkie informacje, które są od Państwa pobierane są związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną działalnością organizacji tj. tworzenie, wdrażanie i administrowanie oprogramowaniem. Jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych, co oznacza, że decyduję o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że jako administrator danych organizacja jest podmiotem odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe. W zakresie realizacji jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z Państwa danymi osobowymi należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:

gdpr@crowdio.pl

Ogólnie rzecz biorąc, wszelkie dane osobowe w organizacji są podzielone na procesy, w których są one przetwarzane ze względu na główny cel, który przyświeca temu przetwarzaniu oraz kategorię osób, których dane dotyczą. Będą to kolejno:

1. Rekrutacja

Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w celu dokonania wyboru najbardziej odpowiednich kandydatów do pracy na konkretne stanowiska, na potrzeby obecnych jak i przyszłych rekrutacji. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (w zakresie danych wrażliwych, które mogą znaleźć się w dokumentach aplikacyjnych) lub w celu zawarcia umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej, jak również na podstawie przepisów prawa pracy. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym procesie jest również prawnie uzasadniony cel przetwarzania tj. działania statystyczne, dotyczące raportowania oraz kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie na podstawie Państwa zgody jest dobrowolne, jednak ich niepodanie utrudni nam sprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji. W zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy odnośnie rekrutacji podanie danych osobowych jest obligatoryjne. W procesie rekrutacji, jeżeli nie zostaną Państwo wybrani, a wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 2 lata od ostatniej Państwa reakcji na propozycję kolejnej rekrutacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie rekrutacji (np. portale i podmioty pośredniczące w poszukiwaniu pracy) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

2. Zatrudnienie

Dane osobowe pracowników i współpracowników są przetwarzane w celu obsługi procesu zatrudnienia personelu oraz zapewnienia wsparcia w zakresie realizacji umów cywilnoprawnych obsługiwanych w pozostałych procesach przetwarzania danych osobowych, jak również bezpieczeństwa osób i mienia. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie danych wrażliwych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez spółkę lub Państwa, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dodatkowo Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu realizacji umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej. Ostatecznie Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie tzw. praw-nie usprawiedliwionego celu spółki w zakresie statystyki, raportowania i kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie zatrudnienia na pod-stawie umowy o pracę Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 10 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z zatrudnieniem (za wyjątkiem osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 – wtedy okres ten wynosi 50 lat). W procesie zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie zatrudnienia jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. operatorzy telefonii komórkowej), o czym będą Państwo przez nich informowani.

3. Marketing

Dane osobowe potencjalnych klientów (np. właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, wspólników spółek cywilnych oraz przedstawicieli klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania ofertowe oraz w celu prowadzenia aktywnych działań marketingowych wybranymi kanałami komunikacji. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (marketing wybranymi kanałami komunikacji) lub w celu zawarcia umowy w przypadku zapytań ofertowych kierowanych do spółki, jak również w celu jej realizacji w ramach zapisania się do Newsletter. Dodatkowo Państwa dane są przetwarzania na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego celu administratora danych osobowych w momencie gdy polecamy usługi spółki w kontaktach osobistych lub tworzymy statystyki i raporty marketingowe. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam udzielenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe lub przedstawianie naszej oferty w sposób dopasowany do Państwa indywidualnych potrzeb. W procesie Państwa dane osobowe są przechowywane przez 3 lata od odwołania przez Państwa zgody, jeżeli ją Państwo wyrazili. W pozostałym zakresie również 3 lata od zakończenia świadczenia usługi biuletynu informacyjnego tj. od ostatniego aktywnego działania na danych osobowych lub złożenia przez Państwa zapytania ofertowego Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie marketingowym (np. dostawcy usług mailingu) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

4. Sprzedaż

Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku kontaktów z klientami instytucjonalnymi) są przetwarzane w celu sprzedaży usług oferowanych przez spółkę zgodnie z zakresem oferty oraz tworzenia ofert spersonalizowanych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu zawarcia umowy lub stworzenia oferty spersonalizowanej jak również na podstawie przepisu prawa m.in. zgodnie z Ustawą z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych. Ostatecznie Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w tzw. prawnie uzasadnionym celu tj. oferowania innych produktów i usług spółki w kontakcie bezpośrednim jak również w działania statystyczne, raportowe i dotyczące kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie sprzedaży Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją umowy. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorą-cym udział w procesie sprzedaży (np. organizatorzy eventów lub konferencji) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

5. Obsługa klienta

Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu zapewnienia sprawnej obsługi klienta zgodnie z najlepszymi standardami spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu realizacji zawartej umowy, realizacji przepisów prawa jak również w tzw. prawnie uzasadnionym celu tj. działania statystyczne dotyczące jakości obsługi klienta. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne (z wyłączeniem sytuacji, gdy przepis prawa tego wymaga), jednak konsekwencją niepodania danych może być obniżenie jakości współpracy lub w skrajnych przypadkach brak możliwości realizacji umowy. W procesie obsługi klienta Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją umowy. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie obsługi klienta (np. dostawcy oprogramowania służącego do obsługi klienta) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

6. Reklamacje

Dane osobowe osób składających reklamacje są przetwarzane w celu ich rozpatrzenia oraz zapewnienia wysokiej jakości usług świadczonych przez spółkę. Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji umowy i na podstawie przepisu prawa w zakresie rękojmi za wady, jak również na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych tj. sukcesywne podnoszenie jakości świadczonych usług. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zidentyfikowania usług w ramach, których składana jest reklamacja. W procesie reklamacji Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z rozpatrywaniem reklamacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie reklamacji (np. branżowi eksperci techniczni) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

7. Księgowość

Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu realizacji wszelkich rozliczeń z klientami, dostawcami, jak również zapewnienie zgodności działalności spółki z przepisami prawa podatkowego. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie uregulowań wynikających m.in. z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest realizacja umowy, która została zawarta jak i tzw. prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych tj. analiza danych statystycznych oraz sporządzanie bilansów księgowych. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości prawidłowego rozliczenia usług. W procesie księgowym dane będą przetwarzane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z rozliczeniem dokumentów księgowych. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie księgowym jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. organy podatkowe lub biegli rewidenci), o czym w razie kontaktu będą Państwo przez nich informowani.

8. Kontrola dostępu

Dane osobowe są również przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przebywających w naszej lokalizacji. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu, którym jest ww. ochrona. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres od 3 miesięcy do 2 lat od ich zarchiwizowania w zależności od punktu kontroli dostępu, czyli np. utrwalenia Państwa wizerunku na monitoringu wizyjnym lub w systemie informatycznym. Podanie danych osobowych w tym procesie jest również dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi wejście na obszar chroniony lub uzyskanie dostępu do systemu. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie kontroli dostępu jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

9. Zakupy

Dane osobowe przedstawicieli naszych kontrahentów tj. zarówno jednoosobowych przedsiębiorców, spółek cywilnych jak i przedstawicieli osób prawnych są przetwarzane w celu realizacji zobowiązań umownych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie umowy (nawet je-żeli nie została ona utrwalona na piśmie), w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym realizacja umowy z kontrahentem (najczęściej Państwa pracodawcą). W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, czyli od wykonania ostatniej czynności w związku z realizacją umowy z kontrahentem. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam realizację umowy z kontrahentem. Państwa dane mogły być udostępnione przez kontrahenta (np. Państwa pracodawcę). Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

Państwa uprawnienia

Chcielibyśmy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy możliwość skorzystania z następujących uprawnień:

prawo dostępu do treści danych – mogą Państwo zwrócić się o opisanie procesu przetwarzania konkretnie Państwa danych osobowych oraz o udostepnienie wszelkich danych osobowych gromadzonych na Państwa temat. Zaznaczamy jednak, że nadmierne korzystanie z tego uprawnienia utrudni pracę w organizacji, wiec prosimy o rozwagę w korzystaniu z tego uprawnienia,
prawo do sprostowania danych – dokładamy wszelkiej staranności by zawsze przetwarzać jak najbardziej aktualne dane na Państwa temat, jednak jeżeli okaże się, że dane, które przetwarzamy stały się nieprawidłowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich sprostowanie,
prawo do usunięcia danych – jeżeli okaże się, że nie chcą już Państwo aby organizacja nadal przetwarzał Państwa dane osobowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich usunięcie. Zaznaczamy jednak, że prawo to nie w każdym przypadku będzie mogło być zrealizowane, gdyż część danych organizacja musi zachować ze względu na wiążące przepisy prawa,
prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli stwierdzą Państwo, że dane które są przetwarzane przez organizację z jakichś względów nie powinny być usunięte po ww. okresach czasu (retencja danych), mogą się Państwo zwrócić o ich dalsze przechowywanie,
prawo do przenoszenia danych – jeżeli okaże się że Państwa dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych to mogą się Państwo zwrócić o ich przeniesienie do innego usługodawcy lub bezpośrednio do Państwa. Zaznaczam jednak, że uprawnienie to dotyczy tylko tych danych, które Państwo sami dostarczyli,
prawo do sprzeciwu – zawsze mogą się Państwo zwrócić ze sprzeciwem wobec przetwarzania konkretnych danych osobowych w konkretnym celu. W każdym takim przypadku sprzeciw zostanie rozpatrzony i Państwa uwagi uwzględnione w procesach przetwarzania Państwa danych na przyszłość,
prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie mogą Państwo cofnąć wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jednak wszelkie działania, które zostały wykonane na Państwa danych przed jej cofnięciem pozostaną ważne,
prawo do wniesienia skargi – jeżeli uznają Państwo, że organizacja narusza Państwa prawo do prywatności zawsze mogą Państwo zwrócić się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą, jednak zachęcamy do wspólnego rozstrzygnięcia Państwa wątpliwości zanim podejmą Państwo taką decyzję.

Podsumowanie

Podsumowując organizacja i cały jej personel dokłada szczególnej staranności by procesy przetwarzania Państwa danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Państwa sferę prywatności jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Państwa danych osobowych zajdzie wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa prosimy o kontakt: gdpr@crowdio.pl